Alles Wichtige zum Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer zahlt man keine Umsatzsteuer. So einfach wie es klingt, ist es leider nicht. Außerdem kursieren rund um die Kleinunternehmerregelung viele Mythen und Halbwahrheiten. Wir räumen damit auf und erklären, was man als Gründer und Unternehmer dazu wissen sollte.

Inhalt

1. Inhalt
2. Kleinunternehmer in Kürze
3. Vor- und Nachteile von Kleinunternehmern
4. Unternehmensstart
   1. Vor der Gründung
   2. Anmeldung des Unternehmens
   3. Nach der Gründung
5. Stolperfallen
   1. Umsatz überschreiten die 22.000 Euro-Grenze
   2. Mehrere Betriebe

Kleinunternehmer in Kürze

Unternehmer bis zu einem Jahresumsatz von 22.000 Euro (bis 2018: 17.500 Euro) gelten als Kleinunternehmer. Kleinunternehmer brauchen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen. Das bringt viele Erleichterungen bei der Buchführung und kann richtig viel Geld sparen.

Die Kleinunternehmerregelung kann aber auch nachteilig sein. Man kann daher auch auf die Vereinfachung für Kleinunternehmen verzichten und sich wie ein normaler Unternehmer behandeln lassen. Aber Vorsicht: Diese Entscheidung bindet den Unternehmer für fünf Jahre. Man kann sich also nicht nach Belieben jedes Jahr neu für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden.

Das müssen Sie zur Kleinunternehmerregelung wissen

1. Bei einem Jahresumsatz von maximal 22.000 Euro ist man Kleinunternehmer und muss seinen Kunden keine Umsatzsteuer berechnen. Das ist häufig günstiger und macht die Buchführung und die Steuern einfacher.
2. Manchmal ist es aber günstiger, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und freiwillig Umsatzsteuer zu zahlen. Aber Vorsicht: Dieser freiwillige Verzicht bindet den Unternehmer fünf Jahre an diese Entscheidung.
3. Es gibt viele Ausnahmen: So können in bestimmten Fällen auch Unternehmer mit einem Umsatz von mehr als 22.000 Euro Kleinunternehmer sein. Lassen Sie sich im Zweifel beraten.

Woran erkenne ich gute Informationen im Internet?

Lassen Sie sich nicht verwirren. Im Internet finden Sie viele Informationen über die Kleinunternehmerregelung mit fragwürdigem Inhalt. Oftmals wird behauptet, dass man als Kleinunternehmer keine Steuern zahlen müsste, dass man kein Gewerbe anmelden bräuchte oder dass man nur als Einzelperson die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen dürfte. Richtig ist, dass sich die Kleinunternehmerregelung ausschließlich auf das Umsatzsteuerrecht bezieht. Es geht nur um die Beurteilung als umsatzsteuerlicher Unternehmer, egal ob man Gewerbetreibender, Freiberufler oder Vermieter ist – oder alles zusammen.

Gute Artikel unterscheiden deutlich zwischen Umsatzsteuer und Ertragsteuern wie Einkommen- oder Körperschaftsteuer. Begriffe wie „Kleingewerbe“ oder „Nebengewerbe“ weisen auf einen unsauberen Umgang mit diesem Thema hin. Es gibt in diesem Kontext auch keine Unterscheidung zwischen „Klein-“ und „Kleinstunternehmen“. Vertrauen Sie zudem keinen Entscheidungshilfen, die Ihren individuellen Sachverhalt nicht berücksichtigen.

Dieser Artikel wurde von Steuerberatern erstellt und geprüft. Aber natürlich machen auch wir Fehler. Wenn Sie Unstimmigkeiten entdecken, freuen wir uns über jeden Hinweis von Ihnen.

Vor- und Nachteile von Kleinunternehmern

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen und brauchen in ihren Rechnungen und in ihrer Buchführung keine Umsatzsteuer berechnen. Das macht die Themen Buchführung und Steuern natürlich sehr viel einfacher und auch kostengünstiger. Viele Kleinunternehmer übernehmen ihre steuerlichen Pflichten selbst und nutzen dafür Einsteigertools, die wenig Geld kosten.

Vorsicht: Steigen die Umsätze über die Kleinunternehmergrenze, wird man automatisch umsatzsteuerpflichtig. Wartet man sehr lange mit der Erstellung der Buchführung, kann das sehr teuer werden. Denn man muss auch dann Umsatzsteuer abführen, wenn man diese nicht in den Rechnungen ausgewiesen hat.

Beispiel: Der Umsatz im Jahr 2021 beträgt 22.500 Euro. Der Unternehmer bemerkt das aber nicht und versendet im Oktober 2022 seine Steuererklärung für 2021. Die Überraschung ist groß

Kleinunternehmer haben gegenüber anderen Unternehmern einen großen Vorteil: Sie können aus ihren Dienstleistungen oder Produkten eine größere Gewinnmarge erzielen. Das funktioniert aber nur, wenn die Kunden Verbraucher sind. Dazu zwei Beispiele:

Beispiel: Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Verbraucher (B2C)

Ein Online-Händler kauft Waren für 59,50 Euro und verkauft sie für 119 Euro ausschließlich an Verbraucher. Im Wareneinkauf und -verkauf sind 19% Umsatzsteuer enthalten.

Der Kleinunternehmer kann seine Marge natürlich auch an seine Kunden weitergeben. Dann kann er seine Dienstleistungen und Produkte zu günstigeren Preisen anbieten und sich so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Beispiel: Verkauf von Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmer (B2B)

Ein Online-Händler kauft Waren für 59,50 Euro inkl. 19% Umsatzsteuer. Er verkauft die Waren ausschließlich an Unternehmer, die selbst Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen.

Warum werden in diesem Beispiel die Nettoverkaufspreise verglichen? Antwort: Unternehmer erhalten die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet (Vorsteuerabzug). Für Unternehmer sind die Umsatzsteuer, die sie an andere Unternehmer zahlen müssen, keine Kosten. Deswegen vergleichen Unternehmer immer Nettopreise.

Start als Kleinunternehmer

Ungeduldige Gründer starten nach folgendem Muster: Sie haben eine Idee und legen sofort los. Als ob die Idee allein alles richten würde. Nach einigen Monaten kommt die Abrechnung: Unerwartete Bürokratie, plötzliche Steuerforderungen und die Erkenntnis, am Anfang wichtige Entscheidungen nicht oder falsch getroffen zu haben. Als Steuerberater erlebt man so immer wieder Unternehmer, die über einen langen Zeitraum nicht gemerkt haben, dass ihre Firma nicht rentabel ist und sie sich geradewegs in die Privatinsolvenz bewegen.

Vor der Gründung

Deswegen steht am Anfang jeder Gründung die Planung. Diese kann mehr oder weniger aufwändig sein. Da das Thema dieses Artikels die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ist, möchten wir an dieser Stelle aber nicht ins Detail gehen, sondern nur einige Denkanstöße geben. Wenn Sie folgende Fragen beantworten können, sind Sie auf dem richtigen Weg:

1. Welche Rechtsform (z. B. Einzelunternehmen, GmbH, UG) ist die beste für mein Unternehmen?
2. Gibt es für das Produkt einen Markt? Gibt es Wettbewerber? Kann ich meine Preise durchsetzen?
3. Was muss eintreten, damit mein Unternehmen rentabel wird (z. B. Verkaufszahlen)? Ist meine Einschätzung realistisch?
4. Wie hoch wird mein Unternehmerlohn sein, wenn sich das Unternehmen schlecht/mittel/gut entwickelt?
5. Wie lange reichen meine Ersparnisse, wenn es nicht so läuft wie ich es mir wünsche? Wann sollte die Reißleine gezogen und das Unternehmen gestoppt werden?
6. Gibt es Fördermittel und wenn ja: Was muss ich dafür tun, um sie zu bekommen?
7. Administrative Fragen: Wie erfolgen Faktura und Inkasso? Welches Bankkonto nutze ich? Brauche ich eine Kasse? Wie wird die Buchführung erstellt?
8. Wer kann mir helfen? Wen sollte ich von Anfang an mit ins Boot holen?

Wichtig an dieser Stelle ist natürlich auch die Frage, ob Sie Kleinunternehmer sind und wenn ja, ob Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten möchten. Denn bei der Anmeldung des Unternehmens müssen Sie sich für den einen oder anderen Weg entscheiden.

Anmeldung des Unternehmens

Als Kleinunternehmer ist man nicht von den Meldepflichten befreit. Im Grunde gibt es in diesem Punkt keinen Unterschied zwischen Unternehmern, die „klein“ im Sinne der Umsatzsteuer sind, und den anderen Unternehmern. Denn die Kleinunternehmerregelung bezieht sich nur auf die Umsatzsteuer und hat keine Auswirkung auf andere Steuern oder örtliche Meldepflichten.

Kleinunternehmer müssen sich beim Finanzamt anmelden. Betreibt man ein Gewerbe, muss man sich zusätzlich bei der Stadt bzw. Gemeinde anmelden und wird Pflichtmitglied bei der Industrie- und Handelskammer, wenn nicht eine andere Kammer zuständig ist (z. B. Handwerkskammer). Anmelden muss man sich, sobald man Unternehmer ist. Das Umsatzsteuergesetz sagt dazu:

„Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt.“

§2 Abs. 1 Satz 1 UStG

Und weiter heißt es zwei Sätze später:

„Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.“

§2 Abs. 1 Satz 3 UStG

Vereinfach gesagt: Sobald man irgendwie tätig wird und damit die Absicht verfolgt, nachhaltig (das bedeutet: mehr als einmal) Einnahmen zu erzielen, ist man umsatzsteuerlicher Unternehmer und muss sein Unternehmen anmelden. Die Hürden sind also niedrig.

Details zur Anmeldung beim Finanzamt inklusive einer kompletten Anleitung zum Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung finden Sie auf www.anmeldung-finanzamt.de. Wichtig sind hier die Angaben zur Umsatzsteuer im Abschnitt 7. An dieser Stelle geben Sie eine Umsatzschätzung ab. Wenn der Umsatz niedrig genug ist, gelten Sie als Kleinunternehmer und können sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden.

Wichtig:

• Verzichten Sie auf die Kleinunternehmerregelung, werden Sie wie ein normaler Unternehmer behandelt. Sie müssen folglich monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Sie für fünf Jahre.
• Die Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sind noch nicht bindend. Sie können sich später umentscheiden, z. B. im Rahmen der jährlichen Umsatzsteuererklärung. Bedenken Sie aber, dass Sie dann eventuell alle Rechnungen falsch geschrieben haben und diese ändern müssten. In jedem Fall müssen Sie die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, auch wenn Sie als Kleinunternehmer gemeldet sind.

Nach der Gründung

Nach der Gründung geht es direkt mit Ihrem Unternehmen los. An dieser Stelle sollte man die laufenden Verpflichtungen als Unternehmer nicht unterschätzen oder sogar vernachlässigen. Egal wie groß das Unternehmen ist: Man sollte laufend alle Geschäftsvorfälle aufzeichnen und Belege sammeln. Am besten macht man dies immer sofort. Das bedeutet: Man schafft sich eine Struktur und legt alle Dokumente, die das Unternehmen betreffen, sofort nach Erhalt oder Erstellung ab.

Aus Sicht der Umsatzsteuer gibt es zwei wichtige Punkte, die Sie auf jeden Fall beachten sollten:

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen, die Ihr Postfach verlassen – also die Rechnungen, die Sie Ihren Kunden stellen. Ihre Rechnungsvorlage können Sie im Grunde frei gestalten. Aber egal, ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht, bestimmte Angaben muss Ihre Rechnung immer enthalten, damit sie ordnungsgemäß ist:

• Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse
• der vollständige Name und Adresse Ihres Kunden
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig vergeben)
• Handelsübliche Beschreibung der Ware oder der Leistung
• Menge oder Umfang der Ware oder Leistung
• Zeitraum/-punkt der Lieferung oder Leistung (sofern es nicht offensichtlich ist)
• Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz (entfällt bei Kleinunternehmern)
• Verweis auf eine Umsatzsteuerbefreiung

Als Kleinunternehmer weisen Sie also keine Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen aus. Stattdessen geben Sie dem Empfänger einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Sie hinterlegen dazu einfach in Ihrer Rechnungsvorlage folgenden Satz:

„Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer gemäß §19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung).“

Diesen Satz müssen Sie natürlich nicht genau so übernehmen. Wenn Ihnen die Wortwahl nicht gefällt, schreiben Sie es anders. Wichtig ist nur, dass Sie einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung geben.

Leider gibt es Ausnahmen, die wir hier nicht alle erläutern können (s. §14 UStG). Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Rechnungsvorlage korrekt ist, lassen Sie diese einmal von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater prüfen.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind die Rechnungen Ihrer Lieferanten, die Sie also von anderen Unternehmern erhalten. Auch hier ist es wichtig, dass die Rechnungen alle Angaben erhalten. Ansonsten kann der Vorsteuerabzug und auch der Abzug als Betriebsausgabe gefährdet sein. Die Regelungen sind dieselben wie bei den Ausgangsrechnungen.

Stolperfallen

Umsatz überschreitet die 22.000 Euro-Grenze

Die 22.000 Euro-Grenze scheint sich selbst zu erklären: Sobald der Umsatz in einem Jahr 22.000 Euro übersteigt, muss im nächsten Jahr Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Aber im Detail betrachtet birgt diese Regelung einige Risiken und führt in der Praxis zu Fehlern. Nachfolgend die vier wichtigsten Fehler.

Fehler Nr. 1: Die späte Erkenntnis

Als Kleinunternehmer haben Sie es einfach. Sie müssen nur einmal jährlich Steuererklärungen und die Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Das führt in der Praxis häufig dazu, das die Buchführung nicht laufend, sondern nur einmal jährlich erstellt wird. Alle Belege werden bestenfalls in einem Ordner abgeheftet und mit der Erstellung der Steuererklärung ausgewertet.

Das Problem: Viele Kleinunternehmer erhalten erst mit Erstellung der Gewinnermittlung die Gewissheit, dass die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten wurde. Das ist aber oftmals viel zu spät. Denn der Übergang zur Regelbesteuerung erfolgt stets am 1. Januar eines Jahres und zwar per Gesetz ohne Aufforderung des Finanzamts. Wenn man die Steuererklärung spät einreicht, schützt dies nicht vor der Umsatzsteuer. Diese ist in jedem Fall an das Finanzamt abzuführen, auch wenn man keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausgewiesen hat und sich auf die Kleinunternehmerregelung beruft.

Die Folgen der späten Erkenntnis können sehr teuer werden. Oftmals kann man alte Rechnungen nicht mehr korrigieren, so dass der Unternehmer die Umsatzsteuer selbst tragen muss. In der Steuerberatungspraxis erlebt man es sehr häufig, dass die Umsatzsteuernachzahlungen an das Finanzamt stark unterschätzt werden und zu heftigen Liquiditätsproblemen beim Unternehmer führen können.

Die Lösung: Behalten Sie die Umsätze stets im Auge. Wenn Sie Ende Dezember wissen, dass Sie die Umsatzgrenze überschritten haben, können Sie ab Januar des Folgejahres korrekte Rechnungen schreiben und müssen diese nicht aufwändig ändern. Sie können ab diesem Moment auch richtig kalkulieren und die einbehaltene Umsatzsteuer für das Finanzamt zurücklegen.

Fehler Nr. 2: Umsatz wird unnötigerweise überschritten

Sie haben die Umsätze fest im Blick und wissen am 31. Dezember, dass Ihr Umsatz im Jahr 22.500 Euro betragen hat. Prima! Dann können Sie ab dem nächsten Jahr Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen. Aber war das jetzt clever? Wahrscheinlich nicht. Denn vielleicht wäre es möglich gewesen, den Umsatz in das nächsten Jahr zu verschieben, so dass man auch im nächsten Jahr die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen könnte.

Beispiel: Eine angestellte Designerin ist auch nebenberuflich tätig. Sie ist Kleinunternehmerin und ihr Umsatz von Januar bis November betrug 21.500 Euro. Im Dezember möchte die Designerin eine Rechnung in Höhe von 1.000 Euro stellen. Wenn sie auch im nächsten Jahr Kleinunternehmerin bleiben möchte, stellt sie die Rechnung einfach am 31. Dezember (oder später), so dass die Zahlung erst im nächsten Jahr erfolgt. Denn maßgeblich ist das Zahlungsdatum.

Um diesen Fehler zu umgehen, sollte man also laufend seine Umsätze im Blick haben. Es reicht nicht, Ende Dezember alle Umsätze zu addieren und zum Jahresende die Umsatzgrenze zu prüfen. Am besten macht man laufend seine Buchführung. Dann hat man seine Zahlen im Blick. Und erstellen muss man seine Buchführung ja sowieso.

Übrigens gilt der Zahlungszeitpunkt auch für buchführungspflichtige Kleinunternehmer, also z. B. für eine GmbH oder UG. Zwar gilt für die Bilanzierung der Leistungszeitpunkt. Für die Überprüfung der Kleinunternehmerregelung sind aber nur die vereinnahmten Umsätze relevant.

Fehler Nr. 3: Umsätze sind gleich Gewinn

In Gesprächen mit Gründern kommt immer wieder zum Vorschein, dass die Begriffe „Umsatz“ und „Gewinn“ synonym verwendet werden. Der Unternehmer kennt oftmals die Unterschiede nicht und trifft aus diesem Grund fatale Fehlentscheidungen. So existiert der Glaube, dass man durch höhere Betriebsausgaben weiterhin Kleinunternehmer bleiben könne. Das ist falsch.

Höhere Betriebsausgaben vermindern den Gewinn, aber nicht die Umsätze. Diese verändern sich durch die Ausgaben nicht, selbst wenn einmal Kunde und Lieferant identisch sind. Denn Umsätze und Ausgaben dürfen nicht verrechnet werden.

Fehler Nr. 4: Nicht alle Umsätze sind gleich

Nicht jeder Zahlungseingang wird gleich behandelt. Es gibt umsatzsteuerpflichtige und -freie und nicht umsatzsteuerbare Umsätze. Es gibt einige Umsätze, die nicht im Rahmen des Gesamtumsatzes nach §19 UStG eingerechnet werden. Man kann also in bestimmten Fällen Kleinunternehmer sein, obwohl der Umsatz mehr als 22.000 Euro betragen hat.

Typisches Beispiel sind Ärzte oder Versicherungsvermittler, die hauptsächlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen. Wenn nebenbei umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbracht werden, zählen nur diese für die Bestimmung des Kleinunternehmerstatus.

Beispiel: Ein Makler erzielt einen jährlichen Umsatz von 80.000 Euro für die Vermittlung von Versicherungen. Zusätzlich vermittelt er Kunden an einen Großhändler und erhält dafür ca. 10.000 Euro Provision jährlich. Diese Provisionen sind umsatzsteuerpflichtig. Der Makler kann aber weiterhin als Kleinunternehmer behandelt werden und muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Mehrere Betriebe

Ein Unternehmer kann Inhaber mehrerer Betriebe sein. Aber er ist aus umsatzsteuerlicher Sicht immer nur ein Unternehmer. Man kann also nicht einfach mehrere Betriebe eröffnen und so die Kleinunternehmerregelung ausdehnen, indem man die Umsätze auf die einzelnen Betriebe aufteilt. Umsatzsteuerlich schaut man immer auf den Unternehmer und seine Umsätze aus allen seinen Unternehmungen.

Dies führt in der Praxis oft zu Missverständnissen und teuren Fehlern. Hier kommen die zwei häufigsten Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Fehler Nr. 1: Photovoltaikanlage und Nebengewerbe

Für Angestellte kann es lukrativ sein, sich eine Photovoltaikanlage auf das Eigenheim zu bauen und damit ein kleines Gewerbe zu betreiben. Viele verzichten in dem Zusammenhang auf die Kleinunternehmerregelung und werden zu einem Unternehmer mit allen umsatzsteuerlichen Pflichten. Vorteil: Die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) erhalten sie sofort vom Finanzamt zurück. Damit lässt sich eine Menge Geld sparen.

Was viele Photovoltaikanlagenbesitzer aber nicht oder zu spät bemerken ist, dass sich diese Entscheidung nicht nur auf den Betrieb der Photovoltaikanlage auswirkt. Auch für weitere Unternehmungen wird damit eine Entscheidung zur Umsatzsteuer getroffen. Und diese Entscheidung bindet den Unternehmer für fünf Jahre.

Beispiel: Eine Angestellte lässt sich eine Photovoltaikanlage auf ihr Eigenheim bauen und verzichtet auf die Kleinunternehmerregelung. Ein Jahr später möchte sie nebenbei auf Ebay und Etsy selbst erstellte Waren an Privatkunden verkaufen. Folge: Der Verkauf der Waren ist umsatzsteuerpflichtig. Die Angestellte kann für diesen Betrieb nicht mehr Kleinunternehmerin sein und muss Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Fehler Nr. 2: GbR und UG sind andere Unternehmer

Anders sieht die Sache aus, wenn man den neuen Betrieb mit jemanden zusammen gründet, z. B. in Form einer GbR. Oder man gründet eine Kapitalgesellschaft, z. B. eine UG. In diesem Fall sind die GbR und die UG andere Unternehmer und können Kleinunternehmer sein, selbst wenn die beteiligten Gesellschafter selbst Unternehmer sind und Umsatzsteuer abführen.

Beispiel: Zwei selbständige Fotografen sind beide Unternehmer und führen Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Sie entwickeln ein gemeinsames Produkt und gründen dafür die „2 Fotografen GbR“. Obwohl die beiden Fotografen selbst Rechnungen mit Umsatzsteuer an ihre Kunden stellen, kann die 2 Fotografen GbR Kleinunternehmer sein und muss keine Umsatzsteuer berechnen. Vorausgesetzt natürlich, dass die Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.